Une bonne pratique produit un dossier d'ingénierie complet et précis : calculs, hypothèses, décisions de conception, correspondance, notes de chantier, ordres de modification et fondements des jugements professionnels. Les dossiers démontrent la diligence raisonnable, permettent à d'autres de vérifier le travail et protègent le praticien si une décision est remise en question ultérieurement.
Les dossiers doivent être conservés pendant une période fixée par l'organisme de réglementation, le contrat, la prescription légale ou la durée de vie de l'ouvrage, souvent plusieurs années, voire une décennie ou plus. L'idée directrice : conserver les dossiers suffisamment longtemps pour pouvoir défendre ses décisions et pour que d'autres puissent s'y fier tout au long de la vie de l'actif.
- Documenter les bases de conception et toutes les hypothèses, afin que les jugements puissent être reconstitués plus tard.
- La tenue de dossiers appuie la défense en matière de responsabilité : les notes contemporaines constituent des preuves bien plus solides que les souvenirs ultérieurs.
- Les dossiers confidentiels des clients doivent quand même être conservés de manière sécurisée et éliminés convenablement à la fin de la période de conservation.
Conseil d'examen : « Pourquoi tenir des dossiers ? », pour appuyer la vérification, la diligence raisonnable et la défense en matière de responsabilité, et pour permettre la confiance tout au long de la vie de l'ouvrage.